Заказать справку
Автоматизированное решение для упрощения процесса заказа справок о месте работы сотрудников с ускорением обработки заказов и экономией времени HR-отдела
Содержание
Важно: После скачивания сервиса по приведённой выше ссылке необходимо выполнить предварительную установку в соответствии с общей инструкцией. После завершения базовых настроек можно приступать к выполнению настроек, описанных в текущей инструкции.
Сервис “Заказать справку” — это эффективный инструмент для автоматизации процесса заказа справок, связанных с местом работы сотрудника, с ускорением обработки заказов и экономией времени HR-отдела.
Ключевые возможности:
- Автоматизированный заказ справок — упрощение процесса подачи заявок на получение справок о месте работы
- Контроль этапов обработки — отслеживание статуса заявки от подачи до выдачи готового документа
- Экономия времени персонала — снижение нагрузки на HR-отдел и административный персонал
- Уведомления участников — автоматическое информирование всех заинтересованных лиц о статусе заявки
- Централизованное управление — единая система контроля всех заявок на справки в компании
1. Настройка констант
1.1 Перейдите в параметры шаблона бизнес-процесса и откройте вкладку «Константы».
1.2 Для каждой константы:
- Нажмите «Изменить».
- В окне вставки значений выберите знак ‘…’ (три точки) и выберите пользователя.
- Подтвердите выбор и нажмите «Вставить».
1.3 Примеры констант и их назначение:
| Константа | Роль |
|---|---|
Кадровик | Сотрудник HR-отдела, ответственный за обработку заявок |
Бухгалтер | Сотрудник, утверждающий выдачу справок |
2. Настройка условий и стадий
2.1 Настройка статуса «Вход»
2.1.1 Перейдите в статус процесса «Вход – Вход в статус».
2.1.2 Настройте условия двойным кликом или по шестерёнке:
- Поле документа и условия настроены заранее
- Выберите корректную стадию в поле «значение»
- Название условия и «значение» должны совпадать
2.1.3 В блоке «Стадия – Заказать справку»:
- Установите соответствующую стадию “Заказать справку”
- Сохраните изменения
- Нажмите «Применить»
2.2 Настройка статуса «Подготовка документов»
2.2.1 Перейдите в статус «Подготовка документов – Вход в статус».
2.2.2 Настройте следующие блоки стадий:
- «Стадия – Проверка документов у инициатора + Сохранение файлов в поле + Дата»:
Установите стадию “Проверка документов у инициатора + Сохранение файлов в поле + Дата”
Остальные поля оставьте без изменений
«Стадия – Провал»:
- Установите стадию “Провал”
- Сохраните настройки
2.2.3 Нажмите «Применить» после настройки всех блоков.
2.3 Настройка остальных статусов
Аналогичные действия необходимо произвести в соответствующих блоках остальных статусов процесса:
- Проверка документов
3. Дополнительные настройки
3.1 Финальная проверка настроек
3.1.1 Убедитесь в корректности всех настроенных стадий:
- Проверьте соответствие названий условий и значений стадий
- Убедитесь, что все константы заполнены корректными пользователями
- Протестируйте переходы между стадиями
3.1.2 Сохраните все изменения и активируйте бизнес-процесс.
3.2 Рекомендации по использованию
- Регулярное обновление списка ответственных: Периодически проверяйте актуальность назначенных в константах сотрудников
- Мониторинг сроков обработки: Отслеживайте время обработки заявок для оптимизации процесса
- Обучение сотрудников: Проведите инструктаж для всех участников процесса по работе с новой системой
4. Возможные ошибки и рекомендации
Типичные ошибки
- Несоответствие названий стадий: Убедитесь, что название условия точно совпадает со значением стадии
- Незаполненные константы: Проверьте, что все константы содержат корректных пользователей
- Пропущенные блоки стадий: Убедитесь, что настроили стадии во всех статусах процесса
Рекомендации
- Тестирование процесса: Создайте тестовую заявку для проверки корректности работы всех этапов
- Документооборот: Определите четкие требования к оформлению справок и сроки их подготовки
- Интеграция с другими сервисами:
- Командировка — для автоматизации процесса оформления командировок
- Заявка на отпуск — для управления отпусками сотрудников
- Архивирование: Настройте систему хранения выданных справок для последующего учета
🔍 Следующие шаги:
- Смотрите другие видео по автоматизации в Битрикс24
- Подпишитесь на Telegram-канал для получения обновлений
- Попробуйте другие сервисы BXLabs
- Изучите PHP-библиотеку для продвинутых пользователей