Вопрос руководству
Автоматизация процесса точечного обмена информацией между сотрудниками и руководством с возможностью фильтрации, делегирования и контроля обработки вопросов
Содержание
Важно: После скачивания сервиса по приведённой выше ссылке необходимо выполнить предварительную установку в соответствии с общей инструкцией. После завершения базовых настроек можно приступать к выполнению настроек, описанных в текущей инструкции.
Сервис “Вопрос руководству” — это инструмент автоматизации процесса точечного обмена информацией между сотрудниками компании, секретарём, директорами и другими руководителями.
Ключевые возможности:
- Контроль входящих вопросов — отслеживание каждого вопроса на всех этапах обработки
- Фильтрация через секретаря — разгрузка руководства через предварительную обработку вопросов
- Делегирование вопросов — передача вопросов компетентным сотрудникам по профилю
- Прямое перенаправление — отправка вопросов напрямую генеральному, исполнительному или операционному директору
- Структурированная коммуникация — налаживание эффективного обмена информацией между уровнями управления
1. Настройка констант
1.1 Перейдите в параметры шаблона бизнес-процесса и откройте вкладку «Константы».
1.2 Для каждой константы:
- Нажмите «Изменить».
- В окне вставки значений выберите знак ‘…’ (три точки) и выберите пользователя.
- Подтвердите выбор и нажмите «Вставить».
1.3 Примеры констант и их назначение:
| Константа | Роль |
|---|---|
Секретарь | Ответственный за первичную обработку и фильтрацию вопросов |
Генеральный директор | Высшее руководство для стратегических вопросов |
Исполнительный директор | Руководитель по операционным вопросам |
Операционный директор | Ответственный за текущие процессы |
2. Настройка условий и стадий
2.1 Настройка статуса «Вход»
2.1.1 Перейдите в статус процесса «Вход – Вход в статус».
2.1.2 Настройте условия двойным кликом или по шестерёнке:
- Поле документа и условия настроены заранее
- Выберите корректную стадию в поле «значение»
- Название условия и «значение» должны совпадать
2.1.3 В блоке «Стадия – На рассмотрении»:
- Установите соответствующую стадию
- Сохраните изменения
- Нажмите «Применить»
2.2 Настройка статуса «На рассмотрении»
2.2.1 Перейдите в статус «На рассмотрении – Вход в статус».
2.2.2 Настройте блоки изменения стадий:
- Зайдите в каждый блок «Стадия + название»
- Установите стадию, соответствующую названию блока
- Убедитесь в корректности поля «Стадия»
2.2.3 Остальные поля оставьте без изменений — при импорте сохраняются все настройки кроме стадий.
2.3 Настройка остальных статусов
Аналогичные действия необходимо произвести для всех остальных статусов процесса:
- Найдите блоки, отвечающие за изменение стадий
- Установите соответствующие стадии в каждом блоке
- Сохраните изменения для каждого статуса
3. Дополнительные настройки
3.1 Финальная проверка настроек
3.1.1 Убедитесь в корректности всех настроенных стадий:
- Проверьте соответствие названий условий и значений стадий
- Убедитесь, что все константы заполнены корректными пользователями
- Протестируйте переходы между стадиями
3.1.2 Сохраните все изменения и активируйте бизнес-процесс.
3.2 Рекомендации по использованию
- Обучите секретаря основным принципам фильтрации и делегирования вопросов
- Определите критерии для прямого перенаправления к директорам разного уровня
- Установите SLA для обработки вопросов на каждом этапе
- Регулярно анализируйте статистику обработки вопросов для оптимизации процесса
4. Возможные ошибки и рекомендации
Типичные ошибки
- Неправильная настройка стадий: Название условия не совпадает со значением стадии
- Незаполненные константы: Отсутствие назначенных ответственных лиц в константах
- Некорректные права доступа: Участники процесса не могут получать уведомления или изменять элементы
Рекомендации
- Настройка эскалации: Определите временные рамки для автоматической эскалации нерешённых вопросов
- Система приоритетов: Внедрите классификацию вопросов по срочности и важности
- Интеграция с другими сервисами:
- Командировка — для вопросов, связанных с поездками
- Заявка на отпуск — для координации отпусков руководителей
- Аналитика и отчётность: Настройте регулярные отчёты по количеству и типам поступающих вопросов
🔍 Следующие шаги:
- Смотрите другие видео по автоматизации в Битрикс24
- Подпишитесь на Telegram-канал для получения обновлений
- Попробуйте другие сервисы BXLabs
- Изучите PHP-библиотеку для продвинутых пользователей