Заказать пропуск
Универсальный смарт-процесс для автоматизации подачи заявок на создание пропусков для внешних специалистов и контроля доступа в офис
Содержание
Важно: После скачивания сервиса по приведённой выше ссылке необходимо выполнить предварительную установку в соответствии с общей инструкцией. После завершения базовых настроек можно приступать к выполнению настроек, описанных в текущей инструкции.
Сервис “Заказать пропуск” — это универсальный смарт-процесс для Битрикс24, представляющий собой эффективный инструмент для упрощения и ускорения процесса подачи заявок на создание пропуска для специалистов, работающих вне компании.
Ключевые возможности:
- Автоматизация процесса изготовления пропусков — для сотрудников и внешних специалистов, которым требуется физическое присутствие в офисе
- Контроль доступа и безопасности — минимальный контроль доступа и эффективное управление безопасностью организации
- Быстрая подача заявок — сотрудники могут быстро и удобно подавать заявки на формирование пропуска
- Автоматическая генерация документов — встроенный шаблон документа для упрощения процесса
- Сокращение административных процедур — экономия времени и ресурсов на рутинных операциях
1. Настройка констант
1.1 Перейдите в параметры шаблона бизнес-процесса и откройте вкладку «Константы».
1.2 Для каждой константы:
- Нажмите «Изменить».
- В окне вставки значений выберите знак ‘…’ (три точки) и выберите пользователя.
- Подтвердите выбор и нажмите «Вставить».
1.3 Примеры констант и их назначение:
| Константа | Роль |
|---|---|
Ответственный за безопасность | Сотрудник, отвечающий за контроль доступа и безопасность |
Администратор пропусков | Специалист, занимающийся изготовлением пропусков |
Руководитель подразделения | Лицо, согласующее необходимость пропуска |
2. Настройка условий и стадий
2.1 Настройка статуса «Вход»
2.1.1 Перейдите в статус процесса «Вход – Вход в статус».
2.1.2 Настройте условия двойным кликом или по шестерёнке:
- Поле документа и условия настроены заранее
- Выберите корректную стадию в поле «значение»
- Название условия и «значение» должны совпадать
2.1.3 В блоке «Стадия – Подготовка пропуска»:
- Установите соответствующую стадию
- Сохраните изменения
- Нажмите «Применить»
2.2 Настройка статуса «Подготовка пропуска»
2.2.1 Перейдите в статус «Подготовка пропуска – Вход в статус».
2.2.2 Настройте блоки стадий:
- «Стадия – Ожидание подтверждения» — установите соответствующую стадию
- «Стадия – Отмена + Основание для отказа» — установите соответствующую стадию
2.2.3 Убедитесь в соответствии настроек поля «Стадия» и нажмите «Применить».
2.3 Настройка остальных статусов
Аналогичные действия необходимо произвести для всех остальных статусов процесса:
- Согласование
- Изготовление пропуска
- Выдача пропуска
3. Дополнительные настройки
3.1 Загрузка шаблона документа
3.1.1 Создайте любую карточку на канбане и кликните по её названию.
3.1.2 В открывшейся карточке нажмите «Документы – Добавить новый шаблон».
3.1.3 Нажмите кнопку «Загрузить» и выберите «Выбрать на компьютере».
3.1.4 Найдите в архиве файл «Заявка на пропуск» — это шаблон документа.
3.1.5 Настройте параметры шаблона:
- Включите галочку «Активность»
- Привяжите шаблон к разделу CRM «Заказать пропуск (Общая)»
- Сохраните изменения
3.2 Подключение шаблона к бизнес-процессу
3.2.1 Вернитесь к странице с бизнес-процессом и обновите страницу.
3.2.2 Откройте статус «Подготовка пропуска».
3.2.3 В соответствующем элементе бизнес-процесса выберите загруженный шаблон документа и сохраните изменения.
3.3 Рекомендации по использованию
- Регулярно обновляйте список ответственных лиц в константах
- Контролируйте сроки изготовления и выдачи пропусков
- Ведите учёт всех выданных пропусков для обеспечения безопасности
- Настройте уведомления для своевременного информирования участников процесса
4. Возможные ошибки и рекомендации
Типичные ошибки
- Несоответствие названий условий и стадий: Проверьте, что название условия точно совпадает со значением стадии
- Незаполненные константы: Все роли должны быть назначены конкретным пользователям
- Неподключенный шаблон документа: Убедитесь, что шаблон привязан к разделу CRM и подключен к бизнес-процессу
Рекомендации
- Тестирование процесса: Проведите тестовый запуск процесса перед внедрением
- Обучение сотрудников: Ознакомьте команду с новым процессом подачи заявок на пропуск
- Интеграция с другими сервисами:
- Командировка — для оформления служебных поездок
- Заявка на отпуск — для управления отпусками
- Мониторинг эффективности: Регулярно анализируйте время обработки заявок и оптимизируйте процесс
🔍 Следующие шаги:
- Смотрите другие видео по автоматизации в Битрикс24
- Подпишитесь на Telegram-канал для получения обновлений
- Попробуйте другие сервисы BXLabs
- Изучите PHP-библиотеку для продвинутых пользователей