Заказ услуг
Универсальный смарт-процесс для автоматизации подачи и обработки заявок в Битрикс24 на различные услуги. Обеспечивает контроль и отслеживание заявок на каждом этапе выполнения.
Содержание
Важно: После скачивания сервиса по приведённой выше ссылке необходимо выполнить предварительную установку в соответствии с общей инструкцией. После завершения базовых настроек можно приступать к выполнению настроек, описанных в текущей инструкции.
Сервис “Заказ услуг” — это универсальный смарт-процесс, который облегчает процесс подачи заявок на различные услуги и позволяет сотрудникам компании легко и удобно заказывать необходимые ресурсы.
Ключевые возможности:
- Упрощенная подача заявок — сотрудники могут легко и удобно заказывать необходимые ресурсы через единую систему
- Полный контроль процесса — отслеживание заявок на каждом этапе выполнения от подачи до завершения
- Автоматизированные уведомления — офис-менеджер получает уведомления о новых заявках и изменениях статусов
- Структурированные этапы — четкие стадии: отправлена, в работе, запрос дополнительной информации, заказано/контроль исполнения
- Оптимизация рабочих процессов — повышение производительности и улучшение общей эффективности работы компании
1. Настройка констант
1.1 Перейдите в параметры шаблона бизнес-процесса и откройте вкладку «Константы».
1.2 Для каждой константы:
- Нажмите «Изменить».
- В окне вставки значений выберите знак ‘…’ (три точки) и выберите пользователя.
- Подтвердите выбор и нажмите «Вставить».
1.3 Примеры констант и их назначение:
| Константа | Роль |
|---|---|
Офис-менеджер | Ответственный за обработку и контроль заявок на услуги |
Руководитель | Лицо, принимающее решения по дорогостоящим услугам |
Исполнитель | Сотрудник, выполняющий заказанные услуги |
2. Настройка условий и стадий
2.1 Настройка статуса «Вход»
2.1.1 Перейдите в статус процесса «Вход – Вход в статус».
2.1.2 Настройте условия двойным кликом или по шестерёнке:
- Поле документа и условия настроены заранее
- Выберите корректную стадию в поле «значение»
- Название условия и «значение» должны совпадать
2.1.3 В блоке «Стадия – Отправлена + название»:
- Установите соответствующую стадию
- Нажмите «Применить»
2.2 Настройка статуса «Запрос дополнительной информации»
2.2.1 Перейдите в статус «Запрос дополнительной информации – Вход в статус».
2.2.2 В соответствующем блоке установите стадию, соответствующую названию блока.
2.2.3 Убедитесь в соответствии настроек поля «Стадия».
2.3 Настройка остальных статусов
Аналогичные действия необходимо произвести в следующих статусах процесса:
- «Заказано/контроль исполнения» — финальная стадия с контролем выполнения
3. Дополнительные настройки
3.1 Финальная проверка настроек
3.1.1 Убедитесь в корректности всех настроенных стадий:
- Проверьте соответствие названий условий и значений стадий
- Убедитесь, что все константы заполнены корректными пользователями
- Протестируйте переходы между стадиями
3.1.2 Сохраните все изменения и активируйте бизнес-процесс.
3.2 Рекомендации по использованию
- Создайте шаблоны заявок для часто заказываемых услуг
- Настройте уведомления для своевременного информирования участников процесса
- Ведите статистику по типам и частоте заказываемых услуг
- Обучите сотрудников правильному оформлению заявок для ускорения обработки
4. Возможные ошибки и рекомендации
Типичные ошибки
- Несоответствие названий условий и стадий: Убедитесь, что название условия точно совпадает со значением стадии
- Незаполненные константы: Все роли участников процесса должны быть назначены конкретным пользователям
- Пропуск настройки стадий: Каждый статус процесса требует установки соответствующей стадии
Рекомендации
- Тестирование процесса: После настройки создайте тестовую заявку и проверьте корректность всех переходов
- Документирование услуг: Создайте справочник доступных для заказа услуг с описанием и требованиями
- Интеграция с другими сервисами:
- Согласование документов — для услуг, требующих документооборота
- Командировка — для заказа услуг, связанных с поездками
- Мониторинг эффективности: Регулярно анализируйте время обработки заявок и оптимизируйте процесс
🔍 Следующие шаги:
- Смотрите другие видео по автоматизации в Битрикс24
- Подпишитесь на Telegram-канал для получения обновлений
- Попробуйте другие сервисы BXLabs
- Изучите PHP-библиотеку для продвинутых пользователей